“鷹眼”編輯的中肯建議：如何規(guī)避常見(jiàn)的新聞通稿錯(cuò)誤

即使最小心的作者也會(huì)犯錯(cuò)誤，這一點(diǎn)在所難免。如果公司的新聞通稿或其他營(yíng)銷材料出現(xiàn)錯(cuò)別字，可能會(huì)讓公司陷入極大的尷尬局面，而且您和公司的名譽(yù)也會(huì)受損，并為此付出慘痛的代價(jià)。?

幸運(yùn)的是，只要我們掌握了挑出錯(cuò)誤的方法，很多常見(jiàn)失誤還是很容易避免的。整個(gè)2010年，美通社的編輯們?cè)谛侣勍ǜ逯刑舫隽顺^(guò)12萬(wàn)7千處錯(cuò)誤。本文總結(jié)了我們發(fā)現(xiàn)的最常見(jiàn)的四類錯(cuò)誤，及規(guī)避它們的有效方法。

拼寫檢查，找出文章中的拼寫錯(cuò)誤

從公司名稱到每個(gè)小單詞，主動(dòng)使用拼寫檢查軟件可以預(yù)防許多尷尬的拼寫錯(cuò)誤。?

有選擇性的使用“全部忽略”功能，這對(duì)你有好處。如果系統(tǒng)認(rèn)為某個(gè)詞的拼寫需要更正，而你知道這個(gè)詞是正確使用的，選擇“全部忽略”（而不是“忽略一次”）。這樣做往往便于核對(duì)整個(gè)文本中多次出現(xiàn)的縮略語(yǔ)、專有名詞和行業(yè)術(shù)語(yǔ)的前后拼寫是否一致。?

當(dāng)然，不能完全依賴拼寫檢查程序。程序會(huì)挑出符合文章要求，但與軟件自帶字典在拼寫上不一致的詞語(yǔ)。不要輕易點(diǎn)擊“更改”或“全部更改”項(xiàng)，除非你對(duì)更改結(jié)果有完全的把握。我們最不愿意看到的就是，由于拼寫檢查程序的建議，您不一小心把CEO 的名字從Galo改成Gala 。?

拼寫程序是不能查出所有的拼寫錯(cuò)誤的。比如把manager 拼成manger 這種筆誤，或者同音詞的誤用，譬如 affect/effect, complement/compliment. 使用拼寫檢查程序前，先大聲通讀文章，這樣可能避免對(duì)檢查軟件的過(guò)度依賴。?

無(wú)法打開或不正確的網(wǎng)站鏈接?

如果在新聞通稿中引用錯(cuò)誤的網(wǎng)頁(yè)地址，可能引起重大的后果。譬如：標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)頁(yè)地址 (URL) 的后綴錯(cuò)誤：是 .com 還是 .org, 或者在鏈接中多打了一個(gè)空格，以上情況，讀者都無(wú)法訪問(wèn)文章的鏈接網(wǎng)站。還有由于文章中錯(cuò)誤的或者根本不存在鏈接，貴公司首席執(zhí)行官的工作效率也會(huì)受到影響。?

當(dāng)然，這樣的錯(cuò)誤是完全可以避免的：只需要檢查文章中提到的所有鏈接是不是都可以打開（包括貴公司樣板文件中的鏈接）。?

可以通過(guò)以下方法檢查：

1. 復(fù)制鏈接并粘貼到瀏覽器；
2. 光標(biāo)停在Word 的超鏈接上，按住Ctrl, 同時(shí)單擊它；
3. 如果是檢查嵌入式反向鏈接，光標(biāo)置于相關(guān)詞語(yǔ)上，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“編輯超鏈接”。

訪問(wèn)網(wǎng)址的時(shí)候，檢查兩件事情：

1. 沒(méi)有跳出錯(cuò)誤的頁(yè)面；
   ?
2. 該鏈接確實(shí)把您帶到了正確的頁(yè)面上。有時(shí)，一個(gè)小小的錯(cuò)別字會(huì)把您帶到另一個(gè)和貴公司名字相似的組織網(wǎng)頁(yè)上。
   譬如：當(dāng)您搜尋Y產(chǎn)品頁(yè)面并打錯(cuò)字時(shí)，很可能看到X產(chǎn)品的主頁(yè)。

別忘了，網(wǎng)站名稱還不是容易在鏈接上出現(xiàn)問(wèn)題的唯一的地方，電子郵件地址也很容易寫錯(cuò)。有時(shí)候您可能在文本中寫上了正確的電子郵件地址，但反向鏈接卻出現(xiàn)問(wèn)題。如果反向鏈接指向您的同事電子郵件地址，讀者點(diǎn)擊它的時(shí)候就會(huì)被引導(dǎo)到那里，而不是您的電郵地址。?

聯(lián)系信息不正確?

不正確的電子郵件地址只是聯(lián)系信息錯(cuò)誤的一種類型。您還應(yīng)該檢查所有的電話號(hào)碼和姓名拼寫。 常見(jiàn)的電話號(hào)碼輸入錯(cuò)誤包括：

1. 在對(duì)方付費(fèi)電話中用“800”代替“877”開頭；
   ?
2. 分機(jī)號(hào)碼錯(cuò)誤;
3. 在應(yīng)該寫辦公室電話的地方，留了手機(jī)號(hào)。
   對(duì)照辦公室通訊錄或正確的公司網(wǎng)站檢查所有的電話號(hào)碼。如果您還是沒(méi)有把握，給這個(gè)號(hào)碼打電話試試。您還應(yīng)該使用可信資源，按照上面的拼寫檢查，以防聯(lián)系人姓名拼寫錯(cuò)誤。

如果聯(lián)系人就是您自己呢？不要以為寫自己的信息永遠(yuǎn)萬(wàn)無(wú)一失。其實(shí)我們?cè)谄磳懽约旱拿只螂娫捥?hào)碼時(shí)，最容易犯錯(cuò)誤，太習(xí)以為常反而會(huì)有小錯(cuò)。?

數(shù)字上的不符?

數(shù)字不符這種錯(cuò)誤是最常見(jiàn)的，而且通常來(lái)說(shuō)很難被發(fā)現(xiàn)。有效的方法？只能時(shí)刻提醒自己，對(duì)這些罪魁禍?zhǔn)锥嗉恿粢猓?

• 日期和星期不匹配：
  提及某個(gè)具體事件并且提到星期及日期時(shí)，請(qǐng)核對(duì)日歷。確保2011年1月31日是星期一，而不是星期二。
• 年份錯(cuò)誤：
  這種錯(cuò)誤很容易在每年的年初和年末發(fā)生。為了安全其間，檢查文中提到的年份。?
• 時(shí)區(qū)轉(zhuǎn)換錯(cuò)誤：
  如果需要寫明：“東部時(shí)間下午12點(diǎn)（太平洋時(shí)間上午9點(diǎn)），”確保您正確的轉(zhuǎn)換了時(shí)區(qū)。好在，現(xiàn)在很多網(wǎng)站都可以提供國(guó)內(nèi)和國(guó)際時(shí)區(qū)的在線轉(zhuǎn)換。
• 貨幣金額錯(cuò)誤：
  從產(chǎn)品定價(jià)到上市公司財(cái)務(wù)狀況，貨幣金額的錯(cuò)誤是會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重后果的。注意小數(shù)點(diǎn)的位置及數(shù)字順序是否正確，使用負(fù)數(shù)時(shí)，需加上括號(hào)，必要的時(shí)候，加上“百萬(wàn)”“十億”這樣的數(shù)量詞。?
• 文中引用的數(shù)字前后不一致：
  如果標(biāo)題提到的是：25名獎(jiǎng)學(xué)金獲得者，那就要確保文中提到的人數(shù)一直是25名。如果某個(gè)項(xiàng)目或編號(hào)列表中羅列了所有細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)，確保所有數(shù)據(jù)總和與文中其它地方提及的數(shù)據(jù)總和相符。?

為什么需要?jiǎng)e人的再次校對(duì)?

校對(duì)，再校對(duì)，才是問(wèn)題的關(guān)鍵。我們要確保正確的文字書寫和新聞通稿。事實(shí)上，即使您讀過(guò)幾遍文章，并遵循了本文的建議，有些小差錯(cuò)還是容易被忽視。請(qǐng)他人校對(duì)文章。別人的再次校隊(duì)通常能發(fā)現(xiàn)原作者的遺漏之處。?

美通社完全了解他人再次校對(duì)的重要性——這就是為什么我們的編輯部在發(fā)布您的新聞通稿前都要再次仔細(xì)核實(shí)。我們是校對(duì)的專家，僅2010年，我們就在新聞通稿中更正了127，584處錯(cuò)誤。從很小的錯(cuò)誤到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)差錯(cuò)，美通社的編輯是您的最后一道防線，我們能為您做的，不僅僅是節(jié)省事后修復(fù)的高額成本，還有保持和提升貴公司的聲譽(yù)。希望本文提到的幾處要點(diǎn)，能給您帶來(lái)幫助，讓您在發(fā)布文章之前（文章離開電腦桌面之前），找出并改正錯(cuò)誤。