在組織機(jī)構(gòu)這個(gè)生態(tài)圈里,管理者是規(guī)則的制訂者,主宰著公司這個(gè)生態(tài)圈的生存法則,似乎是個(gè)可以呼風(fēng)喚雨的角兒。但事實(shí)上,很多管理者找不到主宰的感覺(jué),反而受累于規(guī)則制訂之后的執(zhí)行環(huán)節(jié)!換句話說(shuō),在組織機(jī)構(gòu)的日常管理中,規(guī)則并不等同于有效的管理,而如何把規(guī)則變?yōu)閳?zhí)行文化,才是管理的核心所在。
在中央某金融市場(chǎng)交易商協(xié)會(huì)的OA辦公平臺(tái)上,任何工作流程的辦理,報(bào)表報(bào)告等審批都通過(guò)電子化的流程得以落地,業(yè)務(wù)過(guò)程中的各項(xiàng)審批亦更加規(guī)范、高效,這在高層管理者看來(lái),審批過(guò)程在系統(tǒng)中有了痕跡,這也是協(xié)會(huì)希望把業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)全部收集起來(lái)的初衷之一。
該協(xié)會(huì)目前正在使用通達(dá)OA辦公系統(tǒng),隨著業(yè)務(wù)與規(guī)模的擴(kuò)大,低層次和低效率的運(yùn)作信息傳遞已經(jīng)成為協(xié)會(huì)發(fā)展的瓶頸,原有OA已經(jīng)不足以支撐協(xié)會(huì)的需求。為進(jìn)一步提升協(xié)會(huì)信息化水平,提高各部門(mén)辦公效率,實(shí)現(xiàn)協(xié)會(huì)各項(xiàng)信息資源的有效集成和深度利用,協(xié)會(huì)CIO計(jì)劃在原有OA系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行升級(jí)改造,建成統(tǒng)一、全面、集成、實(shí)時(shí)共享的信息管理平臺(tái),提供及時(shí)有效的信息共享與發(fā)布,提高協(xié)同工作能力,使OA系統(tǒng)發(fā)揮其最大作用,提高協(xié)會(huì)人員的整體辦公效率。
在協(xié)會(huì)管理者看來(lái),信息化推進(jìn)過(guò)程中,技術(shù)已經(jīng)不再是個(gè)問(wèn)題,最重要是獲得一把手的支持,以及讓IT融入組織后,提煉IT價(jià)值服務(wù)于各個(gè)部門(mén)。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的到來(lái),讓領(lǐng)導(dǎo)順理成章地成為協(xié)同OA的用戶。但同時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)一把手在挖掘系統(tǒng)功能和價(jià)值上比IT部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)更細(xì)致、更深入。所以在一把手那里,沒(méi)有會(huì)不會(huì)用的問(wèn)題,而是他有沒(méi)有要用的意愿。因此,對(duì)CIO來(lái)講,具備有高層溝通的能力,非常重要;另一方面,還要讓各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)愿意使用信息部門(mén)的服務(wù),并且對(duì)服務(wù)效果很滿意,是真心去幫其提高效率、提高管理顆粒度,IT要有一個(gè)服務(wù)的心態(tài)和對(duì)自己更高的要求,有提煉和融入的意識(shí)。同時(shí)也做到了工作留痕、可追溯,如此內(nèi)部的責(zé)權(quán)體系更加規(guī)范了,最后管理者會(huì)清楚的意識(shí)到,組織規(guī)則從一種硬性死板的規(guī)定幻化成自由的執(zhí)行文化加以體現(xiàn)跟落實(shí)。這個(gè)過(guò)程以及過(guò)程本身,就是對(duì)OA應(yīng)用價(jià)值最好的詮釋與解讀。
通過(guò)通達(dá)協(xié)同OA平臺(tái),如今該協(xié)會(huì)紙質(zhì)的流程管理文檔變成可執(zhí)行的電子化流程,只要在系統(tǒng)內(nèi)定義好流程發(fā)起權(quán)限、流程節(jié)點(diǎn)、流程審批條件等,就不必再擔(dān)心責(zé)權(quán)混亂,也不必再對(duì)新制度、新流程的執(zhí)行三令五申,實(shí)現(xiàn)流程制度的快速落地與執(zhí)行。
如今,通達(dá)協(xié)同OA系統(tǒng)在該協(xié)會(huì)已經(jīng)落地生根并發(fā)揮著最大價(jià)值,并根據(jù)協(xié)會(huì)提出的新要求進(jìn)行了項(xiàng)目后續(xù)的服務(wù)與升級(jí),而在協(xié)會(huì)內(nèi)部也很少再糾結(jié)內(nèi)部的管理問(wèn)題。 “協(xié)同OA不僅讓流程變得規(guī)范、高效、可控,也讓業(yè)務(wù)拓展變得簡(jiǎn)單直接“,不僅是CIO認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn),也被制定規(guī)則的管理者予以承認(rèn)。業(yè)務(wù)到哪里,協(xié)同OA到哪里,規(guī)則始終都在被忠誠(chéng)的執(zhí)行和反饋,這就是通達(dá)OA要為客戶實(shí)現(xiàn)的辦公文化。