做好你的媒體關(guān)系：在記者面前脫穎而出

小小細(xì)節(jié)會(huì)造成大大不同。如何做好你的媒體關(guān)系，讓自己在記者面前脫穎而出？下面是5個(gè)值得采用的小竅門(mén)：

工作時(shí)段的每個(gè)工作日，記者們都要遭到來(lái)自公關(guān)人士的電郵和電話的轟炸?？紤]到記者們收到的信息數(shù)量巨大，而且事實(shí)上很多信息根本是跑題、過(guò)時(shí)或弱智的，所以，大多數(shù)電子郵件被直接刪除而不做回復(fù)，大多數(shù)電話也是草草幾句就收?qǐng)觥?strong>?

那么，在向記者推介一則深思熟慮、有新聞價(jià)值的信息時(shí)，你應(yīng)該注意什么呢？ 你怎么才能讓你的推介信息與眾不同，而又不顯得過(guò)于霸道或咄咄逼人呢？?

要想引起記者注意并最終獲得他們的信任，成熟的公關(guān)專業(yè)人士會(huì)使用一些簡(jiǎn)單但是有效的措施。以下就是5個(gè)你可以效仿的小竅門(mén)。

避免推銷，多做交流
沒(méi)有人喜歡被迫上課或被強(qiáng)行灌輸某些信息，受催稿截止日逼迫的記者大忙人們尤其如此。所以，在打電話跟進(jìn)電郵時(shí)，最好以問(wèn)問(wèn)題的方式開(kāi)始談話。先聽(tīng)聽(tīng)他們的意見(jiàn)，而不是開(kāi)始就問(wèn)他們對(duì)你們新聞的興趣如何。例如，問(wèn)問(wèn)他們對(duì)哪種故事感興趣，或者他們有沒(méi)有合適你們公司行業(yè)的記者可以聊一聊。

記者通常都會(huì)愿意幫忙。通過(guò)詢問(wèn)他們的意見(jiàn)，你可能會(huì)切實(shí)地感受到某個(gè)特定故事可能真的引不起他們的興趣。而你通過(guò)溝通獲得的是，一個(gè)更適當(dāng)?shù)臏贤▽?duì)象、一個(gè)將來(lái)再次談話的機(jī)會(huì)，或者發(fā)現(xiàn)記者對(duì)你的新聞中某方面可能有進(jìn)一步的興趣。

此外，如果在你們的談話過(guò)程中，你發(fā)現(xiàn)記者對(duì)某一個(gè)話題感興趣，而你又了解一些相關(guān)信息，那么即使這些與你的公司看上去毫無(wú)關(guān)系，你也應(yīng)該談?wù)勥@些信息。讓你自己成為一個(gè)有價(jià)值的信息源，可以使得記者在將來(lái)收到你的信息推介時(shí)，態(tài)度更加積極親切。

不要群發(fā)電郵,代之以單對(duì)單的溝通
群發(fā)看上去聲勢(shì)浩大，但記住沒(méi)有人喜歡收到垃圾郵件。單對(duì)單的電子郵件總是更容易受到對(duì)方回復(fù)。但是，在盡短時(shí)間內(nèi)聯(lián)系到盡可能多記者的高壓任務(wù)下，人們常常采用捷徑，向預(yù)定的名單群發(fā)一份模板式的信息推介。雖然這看上去很有效率，但這絕不是在你的目標(biāo)記者群中引起興趣或尊敬的好辦法。 事實(shí)上，采用郵件群發(fā)的方法，幾乎可以確保你的溝通信息被扔到垃圾桶里去。

與上面的做法相反，你最好為你準(zhǔn)備接觸的記者度身定做溝通方案。總是用他/她的名字來(lái)親切稱呼記者，開(kāi)篇語(yǔ)要簡(jiǎn)潔而有禮貌?？纯此麄冏罱奈恼?，然后在電郵中 提提這些文章。當(dāng)你顯示出對(duì)個(gè)人的興趣時(shí)，你就是在表達(dá)：對(duì)方是一個(gè)值得你花時(shí)間的重要人物。而這也會(huì)大大提升他們回復(fù)的概率。

清楚截稿日；理解記者的難處
在考慮何時(shí)與某個(gè)記者聯(lián)系時(shí)，一個(gè)非常重要的考慮因素是他/她的截稿日。有時(shí)，盡管你顯示了很大的誠(chéng)意，你的電郵可能還是會(huì)沒(méi)有回音或放在一邊，這時(shí)你得打一個(gè)跟進(jìn)電話。需要記住，記者們需要處理的工作量變化是非常大的；可能根本不存在一個(gè)完美的打入電話時(shí)間。你可以通過(guò)問(wèn)一個(gè)問(wèn)題表示你理解他們的難處：“我現(xiàn)在打電話過(guò)來(lái)合適嗎？” 通過(guò)讓你的信息推介材料簡(jiǎn)潔而切中要點(diǎn)，也可以顯示出你很理解他們的難處。不要嘮叨瑣碎，而要顯得專業(yè)而禮貌。如果記者正在忙碌中，可以定下一個(gè)合適時(shí)間再打過(guò)去；如果看上去很難確定一個(gè)合適的通話時(shí)間，還可以問(wèn)問(wèn)是否重新發(fā)一封電郵會(huì)更合適。一般說(shuō)來(lái)，記者們會(huì)樂(lè)于采納備用方案的，特別是在你已經(jīng)表現(xiàn)出對(duì)他們的理解并且認(rèn)真聽(tīng)取了他們的答復(fù)之后。

了解記者及其刊物
在與記者們聯(lián)系時(shí)，一點(diǎn)點(diǎn)背景了解常能起到四兩撥千斤的作用。事先對(duì)記者的刊物做一些研究。看看刊物的目標(biāo)讀者是什么種類的、其總部在哪里、多長(zhǎng)時(shí)間出一期。然后，搜索一下記者自己的文章，看看他們的興趣、發(fā)表所需時(shí)間以及風(fēng)格等。這樣你就能大致知道，他們可能會(huì)感興趣的東西是什么。在準(zhǔn)備電郵推介信息或準(zhǔn)備電話溝通時(shí)，把他們的讀者可能從你的信息中獲益的理由重點(diǎn)闡述明白。

積極答復(fù)，即使沒(méi)話找話
通過(guò)之前的新聞活動(dòng)中打交道，你會(huì)與某個(gè)記者建立起聯(lián)系關(guān)系，可能在某個(gè)時(shí)候，他會(huì)直接與你聯(lián)系。不管他們是因?yàn)樾那椴缓眠€是因?yàn)橐M(jìn)某個(gè)推介信息，請(qǐng)一定記住，你答復(fù)的速度往往決定了：你的公司名字會(huì)出現(xiàn)在發(fā)表的某篇文章中，還是會(huì)被放入“刪除文件”的文件夾中。一定要回復(fù)信息，即使你不能提供任何新的信息。除了正式的公關(guān)職業(yè)途徑外，你還得建立起互信的關(guān)系，并且發(fā)展這種關(guān)系。任何一個(gè)公關(guān)專業(yè)人士都會(huì)告訴你，與媒體建立根深蒂固的關(guān)系是成功進(jìn)行所有公關(guān)活動(dòng)的基礎(chǔ)。

以上五個(gè)小竅門(mén)看上去有點(diǎn)太常識(shí)性了——確實(shí)也是如此。但是，在日常工作中面對(duì)巨大任務(wù)壓力時(shí)，這幾點(diǎn)卻常常被忘記、敷衍或者棄之一旁。然而，通過(guò)多花時(shí)間和多付努力，你真的可以大大提高你在一片嘈雜中被回復(fù)的機(jī)會(huì)。