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信息化助力企業(yè)合同風險的法律與財務(wù)聯(lián)防聯(lián)控

2017-01-19 09:30 5854
近日,北京慧點科技風險管理與控制事業(yè)部解決方案部產(chǎn)品經(jīng)理周蕾為《法人》特約攥寫了一篇題為“信息化助力企業(yè)合同風險的法律與財務(wù)聯(lián)防聯(lián)控”的文章。該文章闡明,企業(yè)要想把合同管好,還需要借助財務(wù)的力量和手段,實現(xiàn)合同風險的防控。

北京2017年1月19日電 /美通社/ -- 近日,北京慧點科技風險管理與控制事業(yè)部解決方案部產(chǎn)品經(jīng)理周蕾為《法人》特約攥寫了一篇關(guān)于法務(wù)管理大數(shù)據(jù)的文章,題為《信息化助力企業(yè)合同風險的法律與財務(wù)聯(lián)防聯(lián)控》。該文章闡明,企業(yè)要想把合同管好,只從法律口徑上進行合同的合法合規(guī)性管理是遠遠不夠的,在法律審查和整體管控的基礎(chǔ)上,還需要借助財務(wù)的力量和手段,實現(xiàn)合同風險的防控。以下摘自全文:

合同承載著企業(yè)近乎所有的對外交易,其管理的好壞,將直接影響企業(yè)的經(jīng)營指標和利潤,企業(yè)的總合同額也近乎反映企業(yè)的對外交易額,企業(yè)合同款項的收付情況同時也可以反映企業(yè)的現(xiàn)金流情況。所以,對于合同的管理不應(yīng)局限于合同的合法合規(guī)性管理,同時也需要實現(xiàn)合同的財務(wù)管控,通過有效的管理手段和方法,達成企業(yè)降本增效的目的。

企業(yè)法律和財務(wù)部門作為合同管理的兩個核心、重要的管理部門,需聯(lián)合起來進行合同風險的聯(lián)防聯(lián)控,降低企業(yè)合同管理的法律和財務(wù)風險,提升企業(yè)管理的規(guī)范性和效率,使企業(yè)在激烈的市場競爭中取得優(yōu)勢。本文重點從合同的法律和財務(wù)管控的視角分析企業(yè)的合同管理,并提出如何借助信息化的手段實現(xiàn)合同風險的法律和財務(wù)的聯(lián)防聯(lián)控。

從財務(wù)的視角下看合同會比較簡單,大致可以分為三類,收款合同、付款合同、無收付合同。其中收款合同和付款合同占全部合同數(shù)量的90%以上,重點反映企業(yè)的盈利和現(xiàn)金流情況,是合同管理的重點,更是合同風險防控的關(guān)鍵。

從企業(yè)的應(yīng)收賬款看收款合同

應(yīng)收賬款作為企業(yè)的一項債權(quán),其確認通常是企業(yè)收入確認的條件。對于應(yīng)收賬款,需要進行實時的跟蹤與監(jiān)控,被拖欠的應(yīng)收賬款應(yīng)及時采取措施,組織催收。應(yīng)收賬款不能及時收回,是企業(yè)的一項很重要的風險,影響企業(yè)的整體資金流轉(zhuǎn)。應(yīng)收賬款主要通過合同來產(chǎn)生,所以企業(yè)為規(guī)避應(yīng)收未收或者延收等風險,需要從合同的源頭上進行防控。

首先,在訂立合同之前,企業(yè)的法律和財務(wù)部門應(yīng)首先評估客戶的資信情況和信用額度,企業(yè)可以基于內(nèi)部交易歷史,定期評估客戶的資信情況和信用額度,實現(xiàn)客戶資信的動態(tài)管理,使企業(yè)在訂立合同時,即有歷史經(jīng)驗的參考,防范風險,又能根據(jù)階段業(yè)務(wù)量來調(diào)整信用額度,提升客戶滿意度。

其次,針對合同條款也需要法律和財務(wù)部門的聯(lián)合審查,一方面滿足合法合規(guī)性的要求,另一方面也需對付款條款、付款方式、違約金、延遲履行的懲罰方式等進行約定,從合同條款上保障應(yīng)收賬款到期不能收回的風險,實現(xiàn)應(yīng)收賬款的事前防范。

第三,在合同實際履約的過程中,法律部門和財務(wù)部門也需實時監(jiān)控合同的履行進度和款項收回情況,對于即將到期和超期的款項,需要提醒銷售人員,及時收回款項,實現(xiàn)應(yīng)收賬款的事中控制。

最后,對于長時間超期仍未收回的賬款,需要法律部門、財務(wù)部門、銷售部門協(xié)同,準備糾紛的應(yīng)對,收集相關(guān)的證據(jù)和材料,用法律的方式來解決問題,實現(xiàn)應(yīng)收賬款的事后應(yīng)對。

從企業(yè)的應(yīng)付賬款看付款合同

應(yīng)付賬款作為企業(yè)的一項債務(wù),是企業(yè)采購商品或服務(wù)在質(zhì)量、數(shù)量等方面檢測合格,且有發(fā)票憑證下企業(yè)應(yīng)該支付的一筆款項。應(yīng)付賬款應(yīng)該被列入企業(yè)的資金支付計劃,進行資金支付的安排。如果企業(yè)超期未進行支付,同樣也面臨著被訴的風險。企業(yè)的應(yīng)付賬款也多為合同而產(chǎn)生,所以應(yīng)付未付或延期支付的風險也需要從付款合同的源頭來防控。

首先,企業(yè)在決定采購之前,應(yīng)該預先準備采購預算,保障年度內(nèi)有這筆費用支出的計劃。另外,企業(yè)在與供應(yīng)商簽訂合同時,需要審核供應(yīng)商的資質(zhì)、營業(yè)范圍和經(jīng)營能力,確保供應(yīng)商有能力提供所需的商品或服務(wù)。企業(yè)在簽約之前,通過對供應(yīng)商的資質(zhì)審查、經(jīng)營情況的好壞,識別資信較好的供應(yīng)商,實現(xiàn)供應(yīng)商的準入。最終通過招投標、詢比價等方式選擇適合的供應(yīng)商,完成供應(yīng)商的遴選過程,防控供應(yīng)商不能完全履約的風險。

其次,在合同訂立的過程中,一方面需要保證所簽約合同符合當年的預算計劃,另一方面法律部門和財務(wù)部門需要聯(lián)合審查合同的條款,在滿足合法合規(guī)的前提下,合同的付款條款需要盡量符合企業(yè)內(nèi)部的付款習慣和周期,以保證企業(yè)能按照條款約定進行支付,避免出現(xiàn)應(yīng)付未付或者延期支付的風險,實現(xiàn)應(yīng)付賬款風險的事前防范。

第三,在合同履約過程中,法律和財務(wù)部門也要實時監(jiān)控合同的履約進度和付款情況,對于按要求完成商品或服務(wù)交付的供應(yīng)商,企業(yè)要及時登記應(yīng)付賬款,并及時安排資金支付計劃,防范延期支付所帶來的風險,實現(xiàn)應(yīng)付賬款風險的事中控制。

最后,如果企業(yè)內(nèi)部在資金支付上存在問題,法律、財務(wù)和采購部門應(yīng)及時協(xié)同,與供應(yīng)商進行協(xié)商和溝通。通過申請延期、合同變更等相關(guān)方式來保證合同和交易的順利進行,應(yīng)對被訴的風險,實現(xiàn)應(yīng)付賬款風險的事后應(yīng)對。

以上是從財務(wù)應(yīng)收和應(yīng)付的視角上來管理收款和付款合同全過程的法律和財務(wù)風險。通過對這兩類合同的法律和財務(wù)風險的防控,基本可以實現(xiàn)企業(yè)80%以上的合同風險防控,并將合同管理過程中的關(guān)鍵風險進行了事前防范、事中控制和事后應(yīng)對,實現(xiàn)合同管理風險防控的目標。

信息化助力合同風險防控

正是由于合同管理是多部門協(xié)同完成的事項,所以更需要借助信息化的手段,實現(xiàn)多部門的協(xié)同辦公,實現(xiàn)合同管理過程的數(shù)據(jù)共享,從法律和財務(wù)口徑上加強合同全過程的監(jiān)控。

一般而言,企業(yè)的應(yīng)收應(yīng)付賬款、供應(yīng)商、客戶數(shù)據(jù)、預算數(shù)據(jù)等都在企業(yè)的財務(wù)類系統(tǒng)中管理,當然可能是多個系統(tǒng)。而企業(yè)的合同管理系統(tǒng)又會是一個獨立于財務(wù)系統(tǒng)的專業(yè)的全過程風險防控的系統(tǒng)。因此企業(yè)在建立合同系統(tǒng)時,也不能僅限于實現(xiàn)合同的聯(lián)合審查和合同管理本身,需要進一步集成相關(guān)的財務(wù)系統(tǒng),來實現(xiàn)合同管理全過程的法律與財務(wù)的聯(lián)防聯(lián)控,使法律和財務(wù)部門的管理人員明晰的知曉合同的簽約情況、供應(yīng)商、客戶的資信情況、了解合同執(zhí)行的狀態(tài)。

合同管理全過程的法律與財務(wù)的聯(lián)防聯(lián)控,在一些管理精細化程度較高的企業(yè)信息化實踐中得到了應(yīng)用,筆者結(jié)合自己實施的一些企業(yè)法律與財務(wù)聯(lián)防聯(lián)控成功的案例經(jīng)驗,進一步闡述企業(yè)構(gòu)建合同管理信息系統(tǒng)的原則。

原則之一:業(yè)務(wù)融合 -- 建立集成化的合同管理系統(tǒng),通過系統(tǒng)的打通,實現(xiàn)合同風險的聯(lián)防聯(lián)控。

合同履行(收款)
合同履行(收款)

如上圖所示,收款合同通過集成客戶主數(shù)據(jù)系統(tǒng),實現(xiàn)客戶信息的共享,了解客戶的資信和信用額度,同時還可以實時掌握客戶的欠款余額,防范合同訂立的風險。通過合同與ERP訂單、發(fā)票、應(yīng)收系統(tǒng)的集成,了解合同的應(yīng)收賬款情況,防范應(yīng)收賬款的風險。通過與資金系統(tǒng)的間接集成,跟蹤合同的實際收款情況,防范應(yīng)收風險。

合同履行(付款)
合同履行(付款)

如上圖所示,付款合同通過集成預算系統(tǒng),實現(xiàn)合同訂立和支付的預算控制;通過集成在線報賬系統(tǒng),實現(xiàn)合同的付款控制;通過間接與財務(wù)結(jié)算系統(tǒng)及資金系統(tǒng)集成,實現(xiàn)合同應(yīng)付賬款和實際支付的跟蹤與監(jiān)控,防范應(yīng)付賬款風險。

原則之二:數(shù)據(jù)融合 -- 建立合同全口徑數(shù)據(jù)的共享,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的透明化,使管理者在自己的權(quán)限范圍內(nèi)均可查看真實準確的合同數(shù)據(jù)。

合同簽訂前的供應(yīng)商、客戶、預算數(shù)據(jù),簽訂中的合同基本信息、審批數(shù)據(jù),簽訂后的合同應(yīng)收、應(yīng)付、發(fā)票和實際收付數(shù)據(jù)分散在多個不同的系統(tǒng)中,這些零散數(shù)據(jù)如果不整合,則數(shù)據(jù)很難發(fā)揮其價值,只有將全過程數(shù)據(jù)整合在一起,保證無論法律還是財務(wù)部門管理人員都能實時查看最新的準確數(shù)據(jù),才能輔助其有效控制風險,掌握公司合同的整體情況,方便科學的決策,這同時也是合同大數(shù)據(jù)挖掘的核心價值和目標。

消息來源:北京慧點科技有限公司
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